Conditions générales et mentions légales

Le présent contrat est personnel au client avec lequel il est conclu, et n'est donc pas transmissible, en tout ou partie, sous quelque forme que ce soit.

1. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Introduction

À The Hotel, nous nous soucions de vos informations personnelles. Il est de la plus haute importance pour nous que tout traitement de données personnelles se fasse dans le respect de la vie privée de l'individu. C'est pourquoi nous faisons toujours de notre mieux pour nous assurer que tout traitement de données personnelles a lieu conformément au Règlement général sur la protection des données (le " RGPD ") et à toute autre législation applicable. La présente politique de confidentialité (la " Politique ") s'applique aux données personnelles des hôtes, des clients et des fournisseurs ainsi que d'autres individus qui peuvent être enregistrés dans les systèmes informatiques (tels que les systèmes de réservation), le site web, les apps, les programmes de fidélité ou l'équivalent ou les données personnelles qui sont transférées depuis des agences de voyage, d'autres sites de réservation ou similaires.

Qui est le responsable du traitement ?

The Hotel (Elba Leasehold BVBA)

Boulevard de Waterloo 38
1000 Bruxelles
TVA : BE 0889.633.520

privacy@thehotel.be

Comment nous collectons les données personnelles

Selon la situation, nous recueillons des informations directement auprès de vous ou auprès d'autres sources.
 
De votre part

Lorsque vous nous contactez au sujet d'une réservation ou d'une réservation d'hôtel, que vous avez des exigences particulières concernant votre visite ou que vous utilisez un média social que nous fournissons, nous collectons et traitons les informations que vous nous fournissez. Il peut s'agir de données personnelles sensibles, telles que des informations sur des allergies. 

À partir d'autres sources

Si quelqu'un fait une réservation pour vous, nous traitons ces données personnelles vous concernant.
De même, nous recevons parfois des données personnelles de tiers (y compris d'autres sociétés de notre groupe) avec lesquels nous faisons des affaires ou qui sont nos fournisseurs.

En outre, si la loi l'autorise, nous - ou un tiers - pouvons dans certaines circonstances utiliser des outils de suivi (tels que les cookies) pour collecter des informations vous concernant. Vous trouverez de plus amples informations sur l'utilisation des cookies sur notre site web dans la politique en matière de cookies.

Dans certaines circonstances, nous traitons les données personnelles vous concernant qui proviennent de sources accessibles au public, comme les médias sociaux. C'est par exemple le cas lorsque vous faites une critique de notre hôtel sur un site web.

Dans les cas où nous traitons, des données personnelles vous concernant que nous recevons d'autres sources que vous-même, nous vous fournirons des informations conformément au GDPR.

Différents types d'activités de traitement

Informations concernant les clients et les invités

Type de données personnelles

• informations de contact (par exemple votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et votre adresse),
• informations démographiques (par exemple, l'âge, le sexe, l'âge et la langue),
• informations sur le séjour des hôtes (qui pourraient inclure des catégories spéciales de données à caractère personnel, telles que des informations sur les allergies, les préferences de séjour et souhaits),
• une copie des détails de votre passeport ou de votre carte d'identité (qui peuvent inclure votre nom et votre adresse, votre lieu et votre date de naissance et votre numéro d'identification national, le numéro de votre passeport ou de votre carte d'identité et votre nationalité),
• des informations relatives au paiement (telles que le numéro de votre carte de crédit),
• des informations commerciales,
• des informations relatives à vos (précédentes) réservations (par exemple, vos visites antérieures, la date d'arrivée, la date de départ),
• commentaires sur l'assistance aux clients.
• les informations (par exemple, les commentaires sur nos hôtels et services) que vous nous soumettez (par exemple, par le biais d'enquêtes de satisfaction de la clientèle).
• les informations collectées dans le cadre des réservations de restaurant, des visites de spa, des réservations de salles de conférence, des réservations de parking et d'autres services et installations supplémentaires de l'hôtel.
• d'autres données à caractère personnel que vous nous fournissez volontairement (par exemple, dans le cadre de vos demandes de renseignements ou de vos réclamations).

Base juridique du traitement

Le traitement de vos données est fondé sur:

• votre consentement (dans les cas où nous vous l'avons demandé et où vous l'avez accepté),
• l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie, afin de prendre des mesures à votre demande pour conclure un contrat (par exemple en ce qui concerne une réservation),
• ou une obligation légale (par exemple l'obligation légale pour les fournisseurs d'hébergement d'enregistrer les clients de l'hôtel).
• Nous pouvons également traiter les données sur la base de nos intérêts légitimes. Nous avons par exemple un intérêt légitime à en offrant à nos hôtes et à nos clients un service de la plus haute qualité possible. Nous avons également un intérêt légitime à contacter nos clients pour les interroger sur leur séjour dans notre hôtel. Lorsque le traitement est fondé sur un intérêt légitime, nous établissons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

Objectif

Pour vous fournir les services et les produits que vous avez demandés (par exemple dans le cadre d'une réservation), pour vous fournir tout service supplémentaire lié à votre séjour ou à votre visite à votre demande, pour évaluer et améliorer nos services (par exemple en analysant les commentaires, les plaintes et les enquêtes après le séjour), pour traiter les demandes ou les plaintes qui nous sont adressées et pour remplir nos obligations légales (par exemple pour enregistrer les clients de l'hôtel).

Informations concernant les personnes de contact

Type de données personnelles

Coordonnées telles que le nom, l'adresse électronique et le numéro de téléphone.

Base légale du traitement

Nous traitons vos données personnelles sur la base de notre relation contractuelle ou de nos intérêts légitimes. Lorsque le traitement est fondé sur l'intérêt légitime, nous établissons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

Objectif

Nous traitons les données à caractère personnel aux fins de la gestion de la relation avec le fournisseur, des contacts pour diverses questions, de la facturation et du marketing (le cas échéant) ou pour communiquer d'autres manières avec vous et votre entreprise.

Médias sociaux

Type de données à caractère personnel

Les données personnelles que vous nous soumettez sur toute plateforme de médias sociaux (par exemple, le nom, l'adresse électronique et le numéro de téléphone).

Base légale du traitement

• le consentement (dans les cas où nous l'avons demandé et où vous l'avez accepté)
• l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou afin de prendre des mesures à votre demande pour conclure un contrat.
• Nous pouvons également traiter des données sur la base de nos intérêts légitimes. Lors du traitement fondé sur l'intérêt légitime, nous établissons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

Objectif

Vous fournir les services et produits que vous souhaitez, gérer et commercialiser nos services et produits et communiquer avec vous, pour traiter vos demandes, répondre à vos questions ou réclamations.

E-mail

Type de données personnelles

Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et toute autre donnée personnelle que vous nous soumettez par e-mail. 

Base juridique du traitement

• le consentement (dans les cas où nous l'avons demandé et où vous l'avez accepté)
• l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou afin de prendre des mesures, à votre demande, pour conclure un contrat, ou
• nos intérêts légitimes lorsque le traitement est fondé sur un intérêt légitime, nous mettons en balance nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

Objectif

Vous fournir les services et produits que vous souhaitez, gérer et commercialiser nos services et produits et communiquer avec vous pour répondre à vos demandes, questions ou réclamations.

Données personnelles concernant les enfants

À notre connaissance, nous ne sommes pas en contact avec des enfants de moins de 18 ans et ne collectons pas de données personnelles les concernant sans l'autorisation pertinente d'un parent ou d'un tuteur. Si vous pensez que nous avons recueilli par inadvertance de telles informations, veuillez nous contacter afin que nous puissions rapidement obtenir l'autorisation parentale ou supprimer ces informations.

Communication marketing direct, newsletters

Type de données personnelles

Nom et adresse électronique

Base juridique du traitement

The Hotel a un intérêt légitime à envoyer des informations marketing à ses clients existants concernant ses propres produits et services similaires (par exemple, des invitations à des événements, des promotions et des offres spéciales, ...) cela inclus par les réseaux sociaux. Si vous ne souhaitez pas recevoir nos communications, vous pouvez exprimer votre préférence au moment où nous recueillons vos informations (par exemple, dans le formulaire que vous remplissez lors de votre enregistrement). De plus, si nous traitons vos données à des fins de marketing, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment (voir plus loin vos possibilités et vos droits à cet égard). Vous pouvez vous y opposer, par exemple, en utilisant les liens de désinscription figurant dans la communication concernée.

Si vous n'êtes pas un invité ou un client, nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour vous envoyer des informations commerciales (par exemple, des invitations à des événements, des promotions et des offres spéciales, ...) si vous nous avez donné votre consentement à cet effet.  

Si vous avez consenti à recevoir nos informations marketing ou/et les newsletters digitales, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. 

Objectif

Nous utilisons vos données personnelles pour vous tenir informé de nos services, événements et promotions.

Surveillance par caméra

The Hotel utilise des caméras de surveillance. La surveillance par caméra est considérée comme particulièrement sensible du point de vue de la vie privée et il est très important que toute surveillance par caméra se déroule conformément à la législation pertinente en vigueur.

Les images des caméras sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à sécuriser et protéger notre hôtel et nos clients. Le fait de pénétrer dans une zone où un pictogramme indique qu'une surveillance par caméra est en cours est considéré comme un consentement préalable en vertu de la législation belge sur les caméras.

Les images des caméras sont traitées conformément à la législation sur les caméras. The Hotel a indiqué la surveillance par caméra au moyen d'un pictogramme, il a notifié les caméras à l'autorité compétente et il a inclus des informations dans un registre spécifique.

Pour plus d'informations sur le traitement des données par le système de vidéosurveillance installé à l'hôtel, consultez notre avis de confidentialité sur le système de vidéosurveillance.

Profilage

Afin de vous fournir un service premium chaque fois que vous visitez notre hôtel, nous pouvons conserver un profil vous concernant, qui peut inclure des informations sur vos séjours précédents (comme la fréquence à laquelle vous visitez notre hôtel, quand vous avez visité notre hôtel la dernière fois que ainsi que des informations financières sur vos séjours passés).

Le traitement de vos données personnelles est basé sur notre intérêt légitime à fournir un service client sur mesure.

Emplois

Type de données personnelles

Les informations que vous nous fournissez, telles que votre nom, numéro de téléphone, adresse e-mail, CV et votre lettre de motivation. Dans un certain nombre de cas, The Hotel reçoit également des données de tiers, tels que les réseaux sociaux via lesquels vous postulez, par ex. LinkedIn, agences de sélection et de recrutement, qui réalisent des tests dans le cadre de la candidature, votre ancien employeur, mais uniquement si vous y avez donné votre accord.

Base juridique des données personnelles

Selon le cas, le traitement de vos données personnelles à des fins de recrutement et de sélection est basé sur :

• votre consentement, par ex. pour contacter votre ancien employeur ou pour partager vos données ;
• votre demande d'entreprendre des démarches préalables à la conclusion d'un accord, par exemple si vous nous envoyez votre candidature (spontanée) ; ou alors
• sur la base de notre intérêt légitime, y compris l'identification, la sélection et l'évaluation des candidats à un emploi potentiel et le maintien d'une réserve de recrutement.

Après la procédure de recrutement et de sélection, The Hotel conservera vos données dans sa base de données de recrutement pour de futurs postes vacants. Dans la communication dans laquelle nous communiquons la décision concernant votre candidature, nous vous offrons la possibilité de vous y opposer.

Pour plus d'informations sur le traitement de vos données personnelles dans le cadre d'une candidature à un emploi, veuillez consulter notre politique de confidentialité pour les candidats à un emploi.

Objectif

The Hotel collecte et utilise vos données personnelles exclusivement à des fins de recrutement et de sélection comme indiqué ci-dessus.

Différents types de systèmes

Selon les circonstances, nous pouvons traiter des données personnelles dans ou en relation avec, entre autres, les types de systèmes suivants :
Système de gestion immobilière, système d'exploitation immobilière, système d'enregistrement du personnel, système de productivité, système téléphonique, système de comptabilité, système d'horloge, système de gestion du rendement, système de centre de revenus, système de communication, système de salaire, système de carte de crédit, système de carte-clé, infrastructure TV et informatique (Internet etc.) et système de vidéosurveillance.

Quels sont les destinataires ou les catégories de destinataires qui recevront les données personnelles ?

Afin de vous servir, nous pouvons partager vos données personnelles et anonymes avec :

• d'autres sociétés (y compris des sociétés du groupe Pandox), telles que des vendeurs, des sous-traitants et des sociétés de coopération. Leur utilisation des informations est limitée à ces fins et soumise à des accords qui les obligent à garder les informations confidentielles. Nos fournisseurs garantissent qu'ils prennent des mesures raisonnables pour protéger les données qu'ils détiennent en notre nom, bien que la sécurité des données ne puisse être garantie.
• des tiers qui sont des processeurs de données qui nous fournissent des services (par exemple, des sociétés qui nous aident dans les activités de marketing ou les opérations informatiques.
• d'autres sociétés du groupe (par exemple pour faciliter les réservations).
• avocats et conseillers du groupe Pandox, le délégué externe à la protection des données.
• autorités compétentes. (par exemple dans le cadre de notre obligation d'enregistrer des invités).
• des partenaires de confiance afin de vous proposer des offres ou services publicitaires pertinents.
• Les sociétés d'analyse peuvent accéder à des données anonymes (telles que votre adresse IP ou l'ID de votre appareil) pour nous aider à comprendre comment nos services sont utilisés. Ils utilisent ces données uniquement en notre nom. Ils ne le partagent que sous forme agrégée ; aucune donnée n'est partagée quant à un utilisateur individuel.
• acquéreurs potentiels de l'entreprise : dans le cas où (une partie de) notre entreprise est vendue à un tiers, vos données peuvent être partagées avec l'acquéreur.

Des transferts seront-ils effectués vers un pays tiers ?

En règle générale, nous ne transférons aucune donnée personnelle vers un pays tiers (c'est-à-dire un pays en dehors de l'UE/EEE).

Il est possible que les prestataires de The Hotel traitent vos données en dehors de l'EEE. À cet égard, The Hotel s'engage à assurer un niveau de protection adéquat et suffisant de vos données (par exemple en concluant les clauses contractuelles types de la Commission européenne - article 46 GDPR) ou par toute autre garantie appropriée. Si vous avez des questions sur le transfert de vos données personnelles en dehors de l'EEE ou si vous souhaitez obtenir une copie des documents pertinents, vous pouvez envoyer une demande datée et signée à privacy@thehotel.be.

Combien de temps les données personnelles sont-elles conservées ?

Nous ne conserverons pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire compte tenu de la finalité du traitement concerné. Les données peuvent être conservées plus longtemps en cas de réclamations ou de menaces ou de litiges en cours. Nos responsables veilleront à ce que toutes les routines applicables à la suppression des données personnelles soient respectées. Veuillez noter que certaines lois exigent que certains types d'informations soient conservés pendant des périodes spécifiées (par exemple, nous sommes tenus de conserver les données sur les clients de l'hôtel pendant une période d'au moins 7 ans après leur séjour). Les images des caméras sont conservées pendant une durée en principe d'un mois.

De quels droits disposez-vous en tant que personne concernée ?

Chez The Hotel, nous respectons vos droits.

Vous avez le droit d'accéder à vos données, de faire rectifier vos données personnelles, dans certains cas de vous opposer au traitement et d'exiger l'effacement des données personnelles, d'être limité (marquage que le traitement des données personnelles doit être limité à un usage particulier), et à vous être remis sur un support informatique (portabilité des données).

Veuillez noter, cependant, que certaines données personnelles sont nécessaires pour pouvoir remplir certaines fonctions, telles que les informations de paiement, et ne peuvent donc pas être restreintes ou effacées à cette fin.

Vous avez également le droit de retirer votre consentement lorsque le traitement est basé sur le consentement. Si tel est le cas, cela sera indiqué comme base légale dans les sections pertinentes ci-dessus.

Afin d'exercer vos droits en vertu du RGPD, veuillez envoyer votre demande à privacy@thehotel.be.

Veuillez voir ci-dessous pour une description plus détaillée de vos droits en tant que personne concernée, mais notez que l'exercice de vos droits peut être soumis à des exceptions ou à des conditions.

• A. Droit d'accès

Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles que nous traitons. Si vous souhaitez exercer ce droit, envoyez-nous une demande comme expliqué ci-dessous.

• B. Droit de rectification

En tant que personne concernée, vous avez le droit de nous demander de corriger toute donnée personnelle incorrecte vous concernant en tant que personne concernée. Cela signifie également que vous, en tant que personne concernée, avez le droit de compléter des données personnelles incomplètes, entre autres en fournissant une déclaration supplémentaire. Un tel complément concerne des données à caractère personnel manquantes et pertinentes compte tenu de la finalité du traitement des données.

• C. Droit à l'effacement

Vous avez le droit de nous contacter et de demander l'effacement de vos données personnelles. Les données personnelles doivent être effacées dans les cas suivants :

• lorsque les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
• lorsque le traitement est basé sur votre consentement et que vous retirez le consentement (et il n'y a pas d'autre base légale pour le traitement).
• lorsque le traitement a lieu à des fins de marketing direct et que vous, en tant que personne concernée, vous opposez au traitement des données.
• lorsque vous, en tant que personne concernée, vous opposez au traitement qui a lieu après une mise en balance des intérêts et qu'il n'y a aucun motif légitime qui prévaut sur votre intérêt.
• lorsque les données personnelles ont été traitées illégalement.
• lorsque l'effacement est nécessaire pour remplir une obligation légale.
• lorsque les données personnelles concernent des enfants et ont été collectées conjointement avec l'enfant créant un profil dans un réseau social.

Nous sommes en droit de refuser l'effacement dans certains cas, entre autres afin de remplir une obligation légale.

 

• D. Droit de restreindre le traitement

Dans certains cas, vous avez le droit d'exiger que nous restreignions le traitement de vos données personnelles. Une restriction implique que les données soient marquées de sorte qu'à l'avenir elles ne puissent être traitées qu'à certaines fins limitées. Le droit de restriction s'applique lorsque vous pensez que les données sont incorrectes et demandez une correction. Dans ces cas, vous pouvez demander une restriction du traitement pendant la période pendant laquelle nous enquêtons sur l'exactitude des données.

E. Le droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir les données personnelles vous concernant, que vous nous avez vous-même fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de transférer ces données à un autre responsable du traitement. Ce droit s'applique au traitement automatisé lorsque le traitement des données personnelles est basé sur votre consentement ou sur un accord avec vous.

F. Droit de faire objection

Vous avez le droit, à tout moment, de vous opposer à notre traitement de vos données personnelles lorsqu'il s'agit de données personnelles qui sont traitées sur la base d'un intérêt légitime. Dans ce cas, nous ne pouvons plus traiter les données personnelles, sauf si nous pouvons démontrer un motif légitime et impérieux pour le traitement qui prévaut sur les intérêts, droits et libertés de la personne concernée, ou lorsque le traitement a lieu afin d'établir, d'exercer ou de défendre contre une réclamation légale.

Lorsque les données personnelles sont traitées à des fins de marketing direct, vous, en tant que personne concernée, avez le droit à tout moment de vous opposer au traitement des données personnelles vous concernant pour un tel marketing, y compris le profilage dans la mesure où cela est lié à ce marketing direct.

Avons-nous demandé votre consentement? Ensuite, vous pouvez toujours retirer votre consentement !

Dans certains cas, nous demandons votre consentement afin de vous fournir certains services et de traiter vos données personnelles. Suite à votre consentement, nous ne traiterons vos données personnelles qu'aux fins liées à ce service, produit ou similaire.

Dans les cas suivants, entre autres, nous pouvons demander votre consentement :

•  Activités de marketing; 
• En ce qui concerne le traitement des données des enfants (où nous obtiendrons le consentement d'un parent) ;
• Si nous traitons des catégories particulières de données personnelles (telles que les allergies).

Lorsque le traitement de vos données personnelles est basé sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cela n'affectera pas la licéité du traitement effectué sur la base de votre consentement avant son retrait. Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez vous référer au même service, site Web ou similaire où vous avez consenti ou contactez-nous en utilisant les coordonnées ci-dessous.

Plaintes

Vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité belge de protection des données.

Vous pouvez contacter l'autorité belge de protection des données à l'adresse contact@apd-gba.be ou en consultant sa page web https://www.dataprotectionauthority.be. La plainte peut également être déposée auprès d'une autorité de protection des données autre que celle de la Belgique, si cette autorité est celle de l'État membre de l'UE dans lequel vous avez votre résidence habituelle ou du lieu où la violation présumée a eu lieu. Une liste des autorités nationales de protection des données est disponible ici.

Cependant, en cas de questions ou d'objets, nous vous demandons de nous contacter d'abord pour nous permettre de résoudre le
problème.

Mesures de sécurité

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque associé à l'activité de traitement pertinente (y compris des mesures raisonnables pour protéger vos informations personnellement identifiables contre l'accès ou la divulgation non autorisés). Nous chiffrons la transmission des données sur les pages où vous fournissez des informations de paiement. Cependant, aucune méthode de sécurité ou de cryptage ne peut être garantie pour protéger les informations contre les pirates ou les erreurs humaines. Veuillez toujours utiliser Internet avec prudence.

Divers

Vous n'êtes pas obligé de nous fournir des informations et des données personnelles vous concernant. Cependant, dans certains cas, nous ne serons pas en mesure de vous fournir certains de nos services ou produits si nous ne sommes pas autorisés à traiter vos données personnelles.

Contact

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant nos politiques de confidentialité ou notre traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter :

The Hotel (Elba Leasehold BVBA)
Boulevard de Waterloo 38
1000 Bruxelles
TVA : BE 0889.633.520
+32 (0) 2 504 11 11
privacy@thehotel.be

Mises à jour de la politique

Cette déclaration de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 16 Mars 2023.

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Nous publierons toujours une copie mise à jour sur nos sites Web pertinents. Par conséquent, veuillez consulter notre site pour les mises à jour.

2. CONDITIONS GENERALES DE VENTE

POLITIQUE DES ANIMAUX DE COMPAGNIE

Pour des raisons d'organisation et d'hygiène, l'acceptation des animaux de compagnie dans nos chambres appartient entièrement à la direction de l'établissement. Seuls les chiens de moins de 10kg sont admis à The Hotel moyennant un supplément de 30 euros par nuit. Les animaux ne sont pas admis dans notre restaurant ou bar.

ARTICLE 1

A l'exception de dispositions écrites particulières établies par une personne habilitée, les présentes conditions générales de vente s'appliquent à toutes les prestations fournies par The Hotel et à tous les contrats conclus ou à exécuter. Ces conditions générales sont clairement affichées dans les locaux et se trouvent imprimées au verso de tous les documents publiés. Elles sont ainsi réputées avoir été suffisamment portées à la connaissance des clients, des contractants et des tiers.

ARTICLE 2

Les tarifs qui ont été confirmés dans les offres restent valables pour une durée de 3 mois. Au-delà du délai, ils pourront être modifiés en fonction des conditions économiques. Les tarifs applicables sont ceux en vigueur au jour de la prestation.

ARTICLE 3

Le directeur de The Hotel ne saurait être tenu pour responsable des dommages qui pourraient survenir à la suite d'un événement qu'il n'aurait pu prévoir (force majeure), malgré toutes les précautions nécessaires, compte tenu des circonstances et des conséquences. Il ne pourra pas non plus être tenu pour responsable des dommages causés par erreur, même partielle, du client. Articles 1952 à 1954 quater du Code civil s'appliquent en matière de conservation.

ARTICLE 4

Le client doit se comporter conformément aux normes en vigueur et au règlement intérieur de l'hôtel dans lequel il séjourne. Toute violation grave ou répétée du règlement intérieur de l'hôtel autorise The Hotel à mettre fin au contrat sans notification préalable. Le client et le contractant sont solidairement responsables vis-à-vis de The Hotel des dommages causés aux personnes, aux biens de l'hôtel, aux aménagements et équipements et aux locaux auxquels le grand public a accès.

ARTICLE 5

Le client s'engage à informer l'hôtel de tout changement dans l'utilisation des lieux loués et à n'inviter aucune personne dont le comportement, la réputation ou la respectabilité pourraient porter atteinte de quelque manière que ce soit à la propriété ou à la réputation morale de l'hôtel, cette dernière se réservant le droit d'intervenir si nécessaire. En cas de non-respect de cette obligation, The Hotel sera en droit d'annuler la manifestation sans indemnité.

ARTICLE 6

Afin de confirmer une chambre, un dépôt de garantie de 100€ par nuit et une pièce d'identité valide avec photo émise par le gouvernement seront requis lors de l'enregistrement. Le dépôt de garantie couvrira la totalité de l'hébergement ainsi que tous les frais accessoires (tels que les frais de téléphone et de restauration) qui pourraient être engagés pendant votre séjour. Les principales cartes de crédit sont acceptées pour établir le dépôt. Votre crédit sera autorisée immédiatement et le montant sera bloqué sur votre carte de crédit. Alternativement, le dépôt peut également être payé par carte de débit ou en espèces. En cas d'absence de frais supplémentaires, l'hôtel libérera le montant restant de l'autorisation si le dépôt a été payé par carte de crédit. Dans le cas où le dépôt de garantie a été établi avec une carte de débit ou en espèces, l'hôtel remboursera en espèces (en €).

ARTICLE 7

Le client ne recevra que les factures supérieures à 500,00 € et uniquement avec l'approbation écrite préalable de l'hôtel. Néanmoins The Hotel se réserve le droit d'exiger le paiement préalable de la facture ou des factures correspondantes. Toutes les notes ou factures récapitulatives sont payables au comptant sans escompte. Ces notes ou factures donnent de plein droit à The Hotel le droit de percevoir des intérêts de retard de 1% par mois, sans mise en demeure jusqu'au paiement intégral et définitif de celui-ci. En outre, dès l'envoi de la première mise en demeure de retard de paiement, un montant forfaitaire égal à 15 % de la facture ou de la facture avec un minimum de 150,00 € pourra être réclamé. Tout retard de paiement d'une seule facture ou d'une même facture autorise l'hôtel ou tout autre établissement de The Hotel à suspendre toutes instructions, toutes réservations et toutes prestations et toutes ventes ou livraisons, de quelque nature qu'elles soient.

Paiement. Toutes les factures seront réglées par les clients du Client au moment du départ, sauf convention contraire dans le contrat ci-joint.

ARTICLE 8

En cas de force majeure ou d'événement imprévisible indépendant de sa volonté (tels que et sans s'y limiter : cas fortuits, guerre, autorité gouvernementale, terrorisme, catastrophe, grèves, troubles civils, réduction des transports ou des installations de transport ou toute autre urgence ou cas de force majeure) l'hôtel est déchargé de ses obligations, sans que cela puisse donner lieu à indemnité. Cependant, l'hôtel s'engage à informer le cocontractant par tous les moyens possibles afin de limiter tous les dommages possibles.

ARTICLE 9

Toute réclamation doit être formulée par écrit par courrier recommandé dans les 7 jours calendaires suivant la manifestation. Toute réclamation reçue après ce délai ne sera pas prise en considération. En cas de litiges ou de procédures judiciaires, seuls les tribunaux de Bruxelles seront compétents et les lois belges seront appliquées dans tous ces litiges.

ARTICLE 10 

Veuillez noter que l'hôtel est entièrement non-fumeurs. Il est donc interdit de fumer des cigarettes, des vapoteurs ou des cigarettes électroniques ou de la chicha. Si les clients fument à l'hôtel, une amende de 250 € pour un nettoyage en profondeur sera facturée. Vous êtes prié de ne pas fumer à moins de 10 mètres de l'entrée de l'hôtel. L'utilisation de bougies dans la chambre est strictement interdite.

ARTICLE 11 

Les clients sont autorisés à recevoir des colis ou se faire livrer de la nourriture à la réception avec une autorisation préalable. Il est de la responsabilité du client de les récupérer à la réception. Veuillez noter que The Hotel n'est pas responsable de tout dommage ou perte.

3. CONDITIONS PARTICULIÈRES POUR LES RÉUNIONS, ÉVÉNEMENTS ET GROUPES

ARTICLE 1. CONFIRMATION & PAIEMENTS

Une réservation n'est considérée comme définitive qu'après réception de la confirmation de commande détaillée signée « POUR APPROBATION ». L'hôtel le confirmera par l'envoi d'un contrat exigeant un acompte.

Une réservation n'est considérée comme définitive qu'après réception du contrat signé « POUR APPROBATION » et encaissement des 45% (quarante cinq pour cent) du total des coûts estimés à titre d'acompte. Les réservations pour lesquelles l'acompte n'est pas payé dans le délai stipulé seront annulées. Un acompte de 55% (cinquante cinq pour cent) sera demandé 30 jours avant la date d'arrivée du groupe.

ARTICLE 2. RESERVATION DES SALLES

Liste des chambres. La liste définitive des chambres sera soumise à l'hôtel par écrit au moins 14 jours avant l'arrivée. Une liste détaillée des noms, des dates et heures d'arrivée et de départ doit être clairement indiquée. De plus, toutes les réservations de rooming list sont garanties en cas de non-présentation et d'annulation tardive par le Client.Appel individuel. Dans le cas où le client d'un client est responsable de sa réservation de chambre individuelle, toute attribution de chambre non utilisée sera libérée à la date convenue. Toutefois, le Client peut conserver le lot non utilisé s'il garantit le paiement des nuitées non consommées. Modifications. À tout moment, le client doit informer l'hôtel par écrit de tout changement concernant les détails de l'arrivée, par ex. dates d'arrivée et de départ, changement de nom du client. Aucun accord verbal ne sera accepté. Non-présentation et départs imprévus. Le Client est responsable de toute chambre inoccupée au tarif contractuel convenu.

ARTICLE 3. NOMBRE DE PERSONNES A FACTURER

Le Client doit informer The Hotel par écrit du nombre exact de participants ; les modifications peuvent être apportées à compter de la signature du contrat jusqu'à un maximum de 5 jours ouvrables avant la date de l'événement et en tout état de cause ne doivent pas dépasser au total 10% du nombre initial de participants. de participants ou de chambres augmente, la facture sera établie sur la base du dernier nombre confirmé de participants ou de chambres. Tous les autres revenus confirmés seront facturés en totalité. Pour les chambres, nous autorisons un écart de 5% sur le dernier nombre confirmé de chambres par nuit.Réunions résidentielles : Le contrat d'hébergement et le contrat de banquet sont indissociables. Tout changement diminuant le chiffre d'affaires banquet contracté de plus de 20% entraînera ipso facto l'annulation des tarifs des chambres convenus et l'application des tarifs corporatifs internationaux. The Hotel garantit de son côté la fourniture de 10% de couvertures supplémentaires par rapport au nombre final d'invités pour un groupe jusqu'à 100 personnes et 5% supplémentaires pour un groupe de 100 et plus. Ces places « supplémentaires » seront bien entendu facturées au client et par conséquent le nombre réel d'invités présents sera facturé.

ARTICLE 4. ANNULATION TOTALE DE LA MANIFESTATION ET/OU DES CHAMBRES

Les frais d'annulation seront maintenus selon les modalités suivantes et ne sont pas cumulables :

• De la signature du contrat jusqu'à 120 jours avant la fonction, l'annulation est de 40% de la valeur contractée.
• Entre 119 jours et jusqu'à 90 jours avant l'annulation de la fonction est de 60% de la valeur contractée. Entre 89 jours et jusqu'à 30 jours avant l'annulation de la fonction est de 80% de la valeur contractée.
• Entre 29 jours et jusqu'à 0 jours avant la fonction, l'annulation est de 100% de la valeur contractée. Le contrat chambres et conférence est indivisible. Une annulation totale de la partie chambres entraînera une annulation totale de la partie conférence sauf accord contraire.
• Pour les annulations en dehors de ces délais de préavis, ou au-delà de ces limitations, la pénalité est de 100% du prix de la chambre contractée pour la durée du séjour.
• pour toute réservation en période de congrès et pour les événements à l'échelle de la ville l'Hôtel se réserve le droit d'adapter ses conditions d'acompte et d'annulation

Blocage de chambre basé sur un appel individuel

• 3.1 The Hotel fournira au client un lien web pour les réservations en ligne au tarif préférentiel contracté
• 3.2 Chaque invité individuel sera responsable de réserver et de garantir sa propre chambre et sera responsable en cas d'annulation, de non-présentation ou de départ anticipé.
• 3.3 Toute annulation non communiquée par écrit dans les 5 jours ouvrables avant la date d'arrivée ne sera pas prise en compte et 100% du séjour sera facturé. Nous facturerons 100% du séjour pour toute non-présentation.
• 3.4 L'allocation non utilisée sera libérée par l'hôtel comme suit :
• 50 % de libération des chambres non réservées 2 mois avant l'événement,
• Libération à 100 % des chambres non réservées 1 mois avant l'événement. (Sauf convention contraire antérieure dans le contrat)
• 3.5 Le contrat chambres et conférence est indivisible. Une annulation totale de la partie chambres entraînera une annulation totale de la partie conférence sauf accord contraire.

ARTICLE 5. COTS SUPPLÉMENTAIRES

• 5.1 Dans les cas où un événement dure plus longtemps ou un groupe reste plus longtemps que la période convenue, The Hotel se réserve le droit de facturer les frais supplémentaires.
• 5.2 Tous les repas, boissons ou autres services non inclus dans le contrat de réservation seront facturés par l'hôtel au client, sauf si l'hôtel est informé par écrit que ces frais doivent être pris en charge individuellement. Toutefois, lorsqu'aucune information n'est fournie concernant ces dispositions, toutes les différences de prix seront facturées au signataire de l'accord.
• 5.3 The Hotel se réserve le droit d'ajuster les prix en fonction des indicateurs économiques, des taux de TVA ou des taux d'accise modifiés et des variations de tous les taux d'imposition et pourcentages de service sans en informer préalablement le client.

ARTICLE 6. RESPONSABILITE

• 6.1 L'événement doit se dérouler de manière ordonnée et civilisée ; les groupes aussi doivent se comporter de manière ordonnée et civilisée ; le client sera en conséquence tenu responsable de tous dommages ou inconvénients causés directement ou indirectement par l'événement/le groupe, soit dans la salle où se déroule l'événement, soit en tout autre endroit de The Hotel.
• 6.2 The Hotel ne saurait être tenu pour responsable de la non-survenance ou de la survenance partielle d'un événement dû à un cas de force majeure ou du fait de tiers (grève, incendie, vols, etc.)
• 6.3 The Hotel se réserve le droit, sans notification préalable ni remboursement de dommages et intérêts, de résilier tout contrat qui violerait les bonnes mœurs ou les bonnes mœurs, l'ordre public et/ou l'utilisation normale de l'espace mis à la disposition du client.
• 6.4 Le client s'engage à souscrire les couvertures d'assurance nécessaires dans le cadre de sa réservation et/ou de sa manifestation et de présenter une attestation d'assurance préalablement à la manifestation.
• 6.5 Il appartient au client de demander à l'hôtel de verrouiller les salles de réunion. The Hotel ne peut accepter aucune responsabilité pour le matériel de réunion ou tout autre article laissé sans surveillance dans l'hôtel.

ARTICLE 7. ORGANISATION
 

• 7.1 En aucun cas le client ne pourra apporter de l'extérieur dans l'hôtel des boissons destinées à être servies à ses hôtes. Si le client apporte néanmoins de telles boissons à l'hôtel, The Hotel est en droit de facturer au client des droits de bouchon.
• 7.2 Toutes décorations, installations techniques et/ou aménagements de salles et/ou autres espaces publics ne peuvent être entrepris que sur autorisation écrite préalable avec permission de la direction de l'hôtel.
• 7.3 Le client aura toujours la possibilité de soumettre son accompagnement musical à la direction de l'hôtel.
• 7.4 A l'issue de chaque manifestation, le client doit s'assurer que tout son matériel (se propre ou matériel loué) est retiré de l'enceinte de l'hôtel. A défaut, l'hôtel facturera au client les frais d'enlèvement.

ARTICLE 8. PUBLICITÉ

L'utilisation du logo de l'hôtel, du nom de l'hôtel ou de toute autre forme de publicité ou de référence au nom « The hotel » ou la prise ou la publication de photographies relatives à l'hôtel est interdite sans l'autorisation préalable de la direction de l'hôtel.

NUMÉRO D'ENTREPRISE : BE0889.633.520

Afin d'obtenir les versions française et néerlandaise de ces conditions, veuillez nous contacter via : book@thehotel.be